De Ce Ar Trebui Sa Folositii un Software de Management al Resurselor

Modul in care sunt gestionate resursele joaca un rol important in succesul proiectului. Nu este suficient sa faceti o planificare perfecta a proiectului si sa aveti la bord oameni cu inalta calificare. Modul in care sunt alocate resursele va determina succesul sau esecul proiectului. De aceea, managerii de proiect sunt uneori numiti Manageri de Resurse.

Care ar fi definitia “planificarii perfecte a resurselor”, ati putea intreba. Pentru a spune intr-un mod foarte simplu, alocarea la momentul potrivit a cantitatii potrivite de task-uri celor mai potriviti oameni capabili sa le indeplineasca in timp util. Practic, accentul se pune pe “cine”, “cand” si “pentru cat timp”.

Intr-o lume perfecta, toate resursele ar sta pe un raft asteptand ca Manager-ul de Proiect sa le ridice pentru a le aloca Task-uri. Ei bine, lumea nu este chiar perfecta. Concurenta stransa defineste lumea actuala si eficienta este cheia in cursa catre succes.

Nimeni nu-si poate permite sa tina resursele libere, asteptand sa fie folosite. O resursa care sta pe raft este subutilizata, deci contraproductiva si nu aduce bani in “casa”. La celalalt pol, o resursa suprasolicitata nu e cu nimic mai buna, pentru ca mai devreme sau mai tarziu se va epuiza. Si acest lucru este valabil indiferent de tipul de resurse pe care le gestionati: oameni, unelte si echipamente.

Dar cum puteti mentine echilibrul pentru a obtine “planificarea perfecta”? Indiferent pe cine intrebati si cate articole cititi, pe acest subiect, toti vor avea un raspuns comun: folositi o aplicatie de planificare a resurselor!

Iata cateva motive pentru care trebuie sa folositi una:

1. Vizibilitate, fara efort, a disponibilitatii resurselor – nu este nevoie sa intrebati colegii despre cine este disponibil si cand; planificatorul este actualizat automat cu fiecare alocare facuta; daca oamenii sunt resursa dumneavoastra, o aplicatie competenta va va permite sa faceti alocarea luand in considerare si abilitatile lor; verificati aici cum puteti vedea disponibilitatea abilitatilor in elapseit;
2. Prevenirea alocarilor excesive si insuficiente – cand puteti identifica rapid cine ce face, este mult mai usor sa evitati epuizarea resurselor sau sa nu le folositi la capacitate maxima.
3. Eficienta costurilor – resursele alocate integral inseamna resurse pe deplin productive.
4. Eficienta timpului – informatiile sunt actualizate automat si in timp real; prin urmare, alocarea task-urilor se face mult mai rapid, ceea ce va permite sa dedicati mai mult timp altor activitati importante
5. Previziunea pentru proiecte viitoare – o imagine de ansamblu, precisa, asupra resurselor actuale va va spune daca sunteti pregatit sa aduceti noi clienti si noi proiecte sau daca aveti nevoie de resurse suplimentare.
6. Informatii centralizate – toate informatiile sunt afisate intr-o singura vizualizare, nu este nevoie sa cautati foi de pontaj salvate in diferite foldere.
7. Date precise pentru rapoartele de afaceri – cand munca manuala este eliminata, dispar si erorile umane; datele precise duc la facturi corecte si masuratori corecte ale indicatorilor cheie de performanta ai afacerii.

Deci, de ce nu ati obtine toate aceste beneficii si nu ati face afacerea mai profitabila?!