De Ce Este Importanta Gestionarea Resurselor Proiectului?

Gestionarea resurselor este o parte integranta a oricarei afaceri si ajuta la maximizarea eficientei utilizarii oamenilor sau echipamentelor proiectului. Acest pas nu ar trebui luat usor, deoarece fiecare resursa a organizatiei trebuie sa fie utilizata eficient pentru a creste profitabilitatea.

Ce este managementul resurselor proiectului?

Sa vedem mai intai ce sunt resursele. Cand zicem “resurse” ne referim la tot ceea ce avetii nevoie pentru a va finaliza proiectele, fie ca este vorba de oameni, active sau facilitati.
Prin urmare, managementul resurselor este procesul de utilizare eficienta si eficace a tot ceea ce aveti la dispozitie pentru a finaliza cu succes proiectele. Cu alte cuvinte, fara o planificare si programare precisa a resurselor pentru proiectul potrivit, la momentul potrivit si la costul potrivit, afacerea dumneavoastra va avea de suferit.

Tehnici de gestionare a resurselor

Indiferent de tehnicile de gestionare a resurselor pe care le folositi, scopul este acelasi: sa aveti o imagine clara a proiectelor dumneavoastra pentru a optimiza utilizarea resurselor.

1. Alocarea resurselor – pentru a putea aloca resurse pentru un proiect, trebuie mai intai sa verificati ce este necesar pentru a finaliza proiectul; apoi sa faceti un „inventar” al resurselor si sa potriviti resursele cu task-urile.
2. Planificarea resurselor – dupa ce stiti de ce resurse aveti nevoie, decideti cat timp si cand sunt necesare aceste resurse pentru a finaliza proiectul.
3. Previzionarea resurselor – aceasta este o tehnica de aplicat atunci cand luati in considerare aducerea de noi proiecte; inainte de a face orice promisiune clientilor dumneavoastra si de a semna noi contracte, verificati daca aveti toate atuurile in mainile dumneavoastra pentru a duce la bun sfarsit treaba; aceasta tehnica ajuta la anticiparea nu numai a capacitatii suplimentare de care aveti nevoie pentru proiectele urmatoare, ci si a oricarei subutilizari a resurselor care ar putea aparea.
4. Resource leveling & smoothing – according to APM, these techniques are used when time constraints take priority or when balance needs to be restored and avoid over and / or under allocations; you can check here for more details.

Beneficiile utilizarii unui sistem eficient de gestionare a resurselor

Este destul de clar ca nu veti putea aplica tehnicile de gestionare a resurselor mentionate mai sus folosind doar un tabel Excel. Veti avea nevoie de un sistem eficient pentru a utiliza cat mai bine resursele.
Sa verificam cateva dintre cele mai importante beneficii ale utilizarii unei aplicatii de gestionare a resurselor:

• Productivitate crescuta – prin obtinerea unei imagini de ansamblu, complete, asupra proiectelor si resurselor, veti putea aloca resursele potrivite pentru task-urile potrivite, la momentul potrivit.
• Elimina epuizarea si plictiseala – veti putea minimiza supra si sub alocarile de resurse, si astfel veti creste satisfactia angajatilor; o aplicatie eficienta de gestionare a resurselor va va afisa incarcarea resurselor in timp real, astfel incat nimeni din echipa dumneavoastra sa nu fie suprasolicitat sau subutilizat.
• Costuri reduse ale proiectului - in principiu, va va ajuta sa faceti mai mult cu mai putin; veti minimiza planificarea reactiva si angajarile de ultima ora.
• Transparenta sporita – vor fi evitate neintelegerile si confuzia; un sistem centralizat de planificare a fortei de munca va va oferi o vizibilitate clara, astfel incat fiecare manager de proiect va vedea cum sunt alocate resursele si toti membrii echipei isi vor vedea task-urile.
• Riscuri reduse – conflictele de resurse vor fi evitate si veti observa problemele inainte de a aparea; in plus, veti putea previziona lipsa de competente si veti putea remedia, proactiv, lacunele.
• Informatii de afaceri precise – veti putea crea dashboard-uri, analize si rapoarte personalizate care va vor permite sa monitorizati statusul general al proiectelor si sa luati deciziile corecte.

Pentru a incheia, gestionarea eficienta a resurselor nu este ceva ce “ar fi fain de avut”, este cheia succesului proiectelor dumneavoastra. Resursele nu pot fi alocate la intamplare pe proiecte si, in plus, nu puteti pur si simplu sa spuneti da la fiecare proiect care va vine la usa. Cele mai profitabile organizatii folosesc aplicatii de gestionare a resurselor pentru a planifica si gestiona resursele in mod eficient pentru a evita intarzierile proiectului, cresterea costurilor si esecul livrarii proiectului.