Nu va epuizati oamenii! Cum sa Identificati cu Usurinta Alocarile Excesive si Insuficiente

Obtinerea unui echilibru perfect atunci cand vine vorba de planificarea resurselor nu este chiar floare la ureche. Mai intai trebuie sa verificati ce resurse sunt disponibile, cand si pentru cat timp. Apoi incercati sa le potriviti in programul dumneavoastra de proiect. Si dupa ce acesti pasi sunt terminati, verificati toate alocarile pe proiect in comparatie cu planificarea proiectului! In cazul in care planificarea nu se potriveste, identificarea supraalocarilor si subalocarilor este cea mai rapida modalitate de a restabili echilibrul. Deci, unde puteti face o verificare rapida a alocarii?

In Planificatorul de Resurse

Atat vizualizarea Persoane, cat si cea Proiecte sunt foarte usor de “citit” datorita culorilor care indica statusul fiecarei alocari. Sa presupunem ca sunteti in vizualizarea Persone. Vedeti vreo linie de alocare rosie? Daca da, acesta nu este un semn bun! Persoanele din echipa dumneavoastra de proiect, cu linii de alocare rosii, au mai multe ore decat ar putea lucra. Ar trebui sa verificati daca aceste ore suplimentare pot fi directionate catre cei cu linii de alocare portocalii, deoarece acestia sunt alocati insuficient. Cand linia de alocare este verde, totul este in regula! Ati atins starea “zen” in planificarea resurselor.

Faceti clic pe linia de alocare a unuia dintre membrii echipei dumneavoastra. si va aparea o notita, pentru a va oferi mai multe detalii (numarul de zile lucratoare din acea alocare, data de incepere si de incheiere a alocarii, numarul de task-uri curente si statusul acestora).

Si, daca doriti o alta perspectiva, accesati vizualizarea Proiecte pentru a verifica supra si sub alocarile. Functioneaza in acelasi mod: culoarea rosie inseamna ca numarul de ore alocate este mai mare decat numarul de ore bugetate pe proiect, in timp ce culoarea verde inseamna ca ori este o alocare completa ori sunt alocate mai putine ore decat cele bugetate. Aici nu veti vedea doar alocarea resurselor, ci si un status al alocarilor pentru fiecare proiect. Deci, urmariti linia de alocare corespunzatoare fiecarui proiect. Daca este verde, totul este in regula. Daca este rosie, trebuie sa alocati mai multe persoane pentru proiect.

In Statisticile Proiectului

Puteti, de asemenea, sa identificati cu usurinta supra si sub alocarile si in modulul Management, fie in vizualizarea Persoane, fie in vizualizarea Proiecte. Aici puteti vedea cate ore au fost alocate proiectului dumneavoastra vs orele bugetate sau cate ore au fost alocate persoanelor vs totalul orelor disponibile pentru luna curenta. In timp ce va aflati in vizualizarea Proiecte, asigurati-va ca bifati casuta “arata doar ore” in fereastra de optiuni Statistici.

Din nou, culorile sunt cheia pentru a intelege statisticile: verdele inseamna ca v-ati incadrat in bugetul de ore al proiectului (in vizualizarea Proiecte) sau ca oamenii nu sunt supraalocati (in vizualizarea Persoane); portocaliul va arata ca sunteti la limita. Dar cand vedeti rosu, deja ati trecut de limita bugetului si trebuie sa actionati rapid.

Tine-ti minte ca dumneavoastra decideti cand ar trebui sa fiti notificat. Poti seta limitele in Setari / Personalizare / Avertizare consum/alocare proiect (%).

In Dashboard-ul Tau

Si nu in ultimul rand, dasboard-ul este o alta vizualizare unde puteti obtine o perspectiva asupra celor mai supra si sub alocate resurse.

In vizualizarea Persoane, veti vedea o lista cu primele 5 persoane supra sau subalocate. In acelasi timp, in vizualizarea Proiecte, veti vedea proiectele cu cheltuiala in exces sau in deficit (atat in procente, cat si in numar de ore). Tineti cont de faptul ca datele reflecta alocarile din luna curenta si din cea anterioara.

Exista o multime de modalitati de a verifica unde echilibrul este perturbat, nu-i asa?