Tipuri de Rapoarte Esentiale in Managementul Proiectelor

Multe lucruri se intampla de la inceputul proiectului pana la sfarsit. Alocari de resurse, multe task-uri, prioritati, termene limita si asa mai departe. Cum va asigurrati ca totul este pe drumul cel bun si ca proiectele sunt finalizate cu succes?
Raspunsul este Raportarea pe proiect

Ce este raportarea pe proiectu?

Rapoartele de proiect sunt instrumente esentiale de management al proiectelor care ofera o imagine de ansamblu de nivel inalt a datelor cheie intr-un format usor de citit. Datele prezentate pot varia in functie de cui ii sunt adresate aceste rapoarte (parti interesate, clienti, membri ai echipei). Dar in general, rapoartele de proiect ar trebui sa ofere un acces rapid la ceea ce este programat, ceea ce este intarziat sau ramane in urma.
In esenta, rapoartele de gestionare a proiectelor ajuta la mentinerea proiectelor pe drumul cel bun, monitorizand bugetele si calendarele.
Rapoartele de management al proiectului sunt intocmite pe parcursul intregului ciclu de viata al proiectului si frecventa lor depinde de dimensiunea si complexitatea proiectului.

Tipuri de rapoarte a gestionarii proiectelor

In functie de scopul lor, rapoartele de management al proiectului se pot concentra pe date diferite: task-uri, ore alocate / inregistrate / consumate, facturi. Desi am identificat 6 tipuri de rapoarte de proiect, ar trebui sa tineti cont ca uneori nu exista limite fixe si anumite date pot fi gasite in mai multe tipuri de rapoarte.

1. Rapoarte privind statusul proiectului – aceste rapoarte includ actualizari generale despre progresul proiectului in ceea ce priveste task-urile, bugetul si calendarul.
2. Rapoarte de performanta a proiectului – ofera o imagine de ansamblu eficienta a proiectului cu scopul de a informa partile interesate daca proiectul este pe drumul cel bun, ce intarzie, ce este depasit si daca exista abateri de la buget.
3. Rapoarte privind disponibilitatea resurselor si a competentelor – de utilizat atunci cand trebuie sa cunoasteti resursele sau competentele de care dispuneti pentru a finaliza proiecte curente sau viitoare. Un raport privind disponibilitatea echipei arata volumul exact de munca al fiecarui membru al echipei pentru o perioada selectata si, astfel, puteti lua deciziile corecte atunci cand sunt pe masa noi proiecte.
4. Rapoarte de urmarire a timpului – afiseaza cat timp se consuma pentru task-uri specifice la nivel individual si de echipa; scopul lor este de a ajuta la optimizarea sistemelor si proceselor, astfel incat angajatii sa lucreze mai eficient; de asemenea, ajuta managerii de proiect in atribuirea membrilor proiectului la task-uri pe care sa le indeplineasca mai rapid si mai bine.
5. Rapoarte financiare – concentrati-va asupra bugetului si cheltuielilor proiectului.
6. Rapoarte de evaluare a riscurilor – aceste rapoarte dezvaluie blocajele care impiedica finalizarea cu succes a proiectului; acestea ajuta partile interesate sa determine un curs de actiune adecvat pentru a readuce proiectul pe drumul cel bun.

Imbunatatiti-va raportarea proiectelor cu elapseit

Cand vine vorba de raportare, elapseit este o aplicatie foarte bogata in resurse. Exista o multime de rapoarte din care puteti alege nu numai in ceea ce priveste datele incluse, ci si din perspectiva proiectarii informatiilor.
In functie de informatiile pe care doriti sa le vedeti, exista doua locuri in care pot fi afisate rapoartele.
Daca sunteti interesat de date detaliate care pot fi exportate intr-un fisier PDF, Excel sau CSV pentru analize suplimentare, ar trebui sa mergeti la modulul Raportare. Rapoartele sunt impartite in 4 categorii: Resurse, Status, Business intelligence si Financiar & Contabilitate. Folositi unul sau mai multe dintre numeroasele filtre pe care le aveti la dispozitie si generati rapoarte personalizate in functie de nevoi.
Puteti afla aici mai multe detalii despre cum modulul nostru de Raportare va poate ajuta.
Dar, daca aveti nevoie de o prezentare generala rapida, pentru a identifica cu usurinta datele cheie ale proiectului dumneavoastra, dashboard-ul elapseit este ceea ce cautati. Aici puteti comuta intre vizualizarile Statusul Resurselor si Pulsul Proiectului pentru a verifica graficele si diagramele disponibilitatii echipei dumneavoastra, alocarile pe proiecte, statusul task-urilor si datele financiare.

O alta vedere de ansamblu este disponibila in modulul Management, unde puteti verifica statisticile rapide despre proiecte, angajati sau clienti.

Puteti verifica aici mai multe detalii despre functia de raportare elapseit.