Pagina principala > Caracteristici > management conducere
Luati-va echipa, invitati-va clientul si adaugati-va proiectele. Aici incepe totul.
Management – Magia incepe acolo unde se intalnesc Clientii, Angajatii si Proiectele.
Este obligatoriu sa tineti o evidenta detaliata a proiectelor companiei, a angajatilor, a documentelor si a clientilor. Aveti toate informatiile sub un singur acoperis, nu este nevoie sa tineti evidenta aceluiasi lucru in mai multe aplicatii. Pastrati abilitatile angajatilor (sau chiar ale contractantilor), zilele de concediu, ratele orare si toate celelalte detalii.
In ceea ce privest proiectul, in afara de lucrurile obisnuite – cum ar fi tipul (time and material or fixed price, buget, definirea echipei, workflow-uri de aprobare etc.), puteti avea chiar si rate diferite pe roluri.
Si ca bonus, puteti vedea profitabilitatea resurselor comparand ratele orare ale angajatilor cu ratele orare pe care le obtii de la proiectele in care sunt implicati.
Oamenii, cei care fac ca totul sa se intample.
Este timpul sa adaugati toti angajatii (inclusiv pe cei care nu vor avea acces la instrument, utilizatorii "nelicentiati"), contractorii tai si, de asemenea, contactele de la companiile clientilor, daca doresti acest lucru. Daca acorzi acces persoanelor din afara companiei tale, poate fi setat un ID de companie, astfel incat sa le poti diferentia de utilizatorii interni. Si doar in cazul in care nu esti bun la memorarea fetelor, poti, de asemenea, sa incarci o fotografie de profil.
Dar doar adaugarea aleatorie a persoanelor in aplicatie nu este chiar eficienta, mai ales daca aveti un numar mai mare de angajati; prin urmare, ati putea considera util sa ii aveti grupati in departamente/echipe.
De asemenea, se pot face si cateva setari generale, cum ar fi nivelul de acces, vizibilitatea in planificator, vizualizarea alocarilor in foile de pontaj, blocarea task-urilor sau a alocarilor si setarea aprobarii cererilor de concediu; este important sa alegeti cu atentie, deoarece toate aceste setari individuale se vor reflecta in foaia de pontaj a utilizatorului.
Cat mai multe detalii despre angajatii sunt intotdeauna mai bune pentru afaceri!
Profilul angajatului este destul de complex, deoarece, pe langa informatii generale precum numele, titlul postului, datele de contact, acesta include si detalii financiare si administrative, cum ar fi tipul de plata (platit pe ora, zilnic sau lunar), rata orara (detaliu foarte important atunci cand doriti sa calculati rentabilitatea angajatului), timpul de lucru, locatia sau data angajarii. In cazul in care angajatii dumneavoastra se afla in diferite tari, aveti posibilitatea sa introduceti salariile lor cu monedele tarilor respective.
Este important sa adaugati si abilitatile angajatului, in profilul saudin elapseit, deoarece aceasta informatie ar putea fi utila atunci cand faceti alocarile pe proiectele curente sau pentru previziuni precise. De ce? Pentru ca ati putea avea 50 de angajati/resurse in companie, dar au cu totii acea abilitate specifica de care aveti nevoie pentru un proiect anume, cum ar fi programarea Pearl, de exemplu? Si pentru ca, cel mai probabil, raspunsul aici este "nu", adaugarea acesto abilitati, pentru fiecare angajat, va va face munca cu adevarat eficienta.
Dupa introducerea tuturor persoanelor, veti avea o imagine de ansamblu, generala, cu nivelul de acces, statusul licentei, rata orara/lunara, orele alocate si inregistrate pe proiecte.
Clienti, aduceti-i!
Clientii sunt importanti pentru compania dumneavoastra, deoarece aduc banii. Si intrucat proiectele nu pot exista in absenta clientilor si in aplicatia elapseit toate proiectele trebuie sa fie legate de un client, pe asta ar trebui sa va concentrati, dupa introducerea resurselor in aplicatie. Pentru a completa profilul unui client, trebuie sa adaugati cateva detalii generale, cum ar fi numele, adresa, tara si cateva date financiare, cum ar fi numarul de inregistrare, codul de TVA, banca si numarul de cont, zilele de scadenta a facturii.
De asemenea, puteti adauga si un logo al companiei. Si pentru a va fi mai usor si a nu va uita in mai multe locuri pentru carti de vizita, puteti adauga aici toate contactele pe care le aveti, de la compania clientului; acest lucru ar putea fi util mai ales daca doriti sa permiteti clientilor dumneavoastra sa verifice actualizarea proiectelor lor, si astfel nu sunteti legati de intalniri fixe pentru discutii despre statusul curent. Si in cazul in care nu aveti un cod de client, elapseit va genera automat unul pentru fiecare companie introdusa. Destul de simplu, nu?
Proiecte detaliate pana la cel mai mic amanunt.
Profilul proiectului ar trebui sa fie ultimul pe care il completetati in modulul Management, deoarece, dupa cum veti vedea, aveti nevoie de informatii nu numai din profilul clientilor, ci si din profilul persoanelor.
Dupa cum ati ghicit deja, exista cateva detalii generale care trebuie completate, cum ar fi numele proiectului, clientul, data de inceput si de sfarsit sau statusul (exista sase statusuri din care puteti alege); puteti adauga si o descriere, dar nu este obligatoriu. Exista, de asemenea, cateva informatii de facturare pe care trebuie sa le completati; puteti avea clienti cu care sa agreati o rata orara/zilnica sau clienti cu care agreati un tarif fix, indiferent de numarul de ore lucrate; este posibil si o rata speciala, care se aplica pentru munca la distanta. Introducerea acestor detalii financiare este foarte importanta daca doriti sa verificati, de exemplu, rentabilitatea angajatilor dumneavoastra. Si exista un mic detaliu in profilul Proiectului care va face diferenta in calcularea rentabilitatii: rata orara legata de rolul in proiect! De ce? Pentru ca in profilul Persoane introduceti rata orara/zilnica a angajatilor agreata in contractul de munca, dar pe fiecare proiect, aceeasi persoana poate sa aibe alt rol, si fiecare rol are o rata orara diferita. Deci, asigurati-va ca stiti exact care este profitul din munca angajatilor dumneavoastra prin introducerea de date complete si extrem de precise!
Detaliile legate de buget si cheltuieli pot fi introduse impreuna cu moneda de facturare. La fel ca in profilul persoanelor, puteti seta vizibilitatea planificatorului si a foii de pontaj sau puteti bloca orele si task-urile proiectului. Apoi ar trebui sa decideti daca este necesar un workflow de aprobare pentru orele inregistrate si cine poate inregistra ore pe proiect. Urmatorul pas este de a numi un Manager de Proiect si de a configura echipa proiectului si rata orara pentru fiecare rol din echipa. Pot fi adaugate si titluri/roluri si abilitati profesionale.