Pagina principala > Blog > De Ce Este Planificarea Resurselor Esentiala in Managementul Proiectelor
De Ce Este Planificarea Resurselor Esentiala in Managementul Proiectelor?
Finalizarea unui proiect este intotdeauna o munca dificila si planificarea resurselor este un factor critic care poate determina succesul sau esecul proiectului dumneavoastra.
Nu conteaza daca conduceti un mic start-up sau o mare companie, planificarea resurselor este un pas esential in managementul proiectelor si necesita abilitati de gandire strategica destul de avansate. De ce? Ei bine, imaginati-va acest lucru: un nou proiect fantastic, cu buget mare, tocmai a aterizat in curtea dumneavoastra si toata lumea este fericita sa fie la bord si sa preia noi task-uri. Derulati rapid inainte, doua luni mai tarziu: exista o multime de task-uri restante, un software developer se plange pentru ca nu exista nimeni disponibil pentru a rula testele, un junior este complet coplesit de task-urile care sunt mult peste abilitatile sale. Si, pe deasupra, ati depasit deja bugetul iar clientul nu este deloc multumit. Cum s-a putut intampla asta?! Raspuns simplu si clar: gestionare slaba a resurselor!
Fara o estimare precisa a timpului pentru fiecare task, fara o alocare atenta a resurselor pentru aceste task-uri si fara o buna intelegere a rolurilor si abilitatilor necesare, proiectul dumneavoastra va esua. Si nu va fi doar acest proiect afectat, va avea impact si asupra proiectelor viitoare! Gestionarea gresita a resurselor in proiectele dumneavoastra curente va va impiedica sa faceti o prognoza de incredere pentru alte oportunitati de afaceri. Si astfel, un vis frumos devine cel mai urat cosmar al dumneavoastra!
Cateva lucruri de luat in considerare atunci cand planificati resursele
Din fericire, situatia de mai sus poate fi evitata concentrandu-ne doar pe cateva aspecte cheie in acest moment al proiectului dumneavoastra:
- Abilitati necesare pentru proiect – identificati ce abilitati sunt necesare pentru a finaliza cu succes proiectul;
- Disponibilitatea resurselor – verificati ce resurse, care au abilitatile necesare, sunt disponibile, din capacitatea totala si luati in considerare zilele lucratoare / timpul, concediul, datele de inceput si de sfarsit ale contractului;
- Costuri ale resurselor – rata orara / zilnica a resurselor alocate ar trebui sa fie incadrate bugetul proiectului pentru a asigura profitabilitatea.
Si daca vreti sa asigurati o rata de succes mai mare pentru proiectul dumneavoastra, faceti o evaluare a riscurilor, luand in considerare toti factorii mentionati mai sus. Anticipati scenarii “ce-ar fi daca” pentru a determina cele mai grave situatii de gestionare a resurselor si pregatiti un “plan B”. Pentru ca, din pacate, proiectele nu merg intotdeauna conform planului si ar putea fi nevoie sa faceti ajustari. Ce se intampla daca persoana cheie din echipa dumneavoastra se imbolnaveste? Ce se intampla daca cineva demisioneaza? Exista alte resurse disponibile? Va permiti sa alocati Task-uri cuiva cu o rata orara mai mare decat bugetul proiectului? Sau ar putea cineva cu mai putina experienta sa continue task-urile? S-ar putea sa avetii nevoie de o resursa pentru o perioada mai lunga decat cea planificata initial sau sa adaugati noi resurse in proiect. Exact din acest motiv, planificarea resurselor este mai degraba un proces continuu, in managementul proiectelor, decat o activitate singulara.
Puteti gasi mai multe detalii aici.
Optimizeazati-va procesul de planificare a resurselor
Putem fi de acord acum ca planificarea resurselor este un pas vital in gestionarea unui proiect. Dar ce putem face pentru a evita haosul si pentru a afla rapid cum sa incadram totul in planul dumneavoastra de proiect? Cheia este sa obtineti o imagine de ansamblu buna asupra capacitatii si utilizarii resurselor, astfel incat sa puteti determina cine este disponibil sa lucreze la proiectul, pentru cat timp si cu ce cost.
Puteti incerca sa faceti asta in Excel, dar aceasta nu poate fi o solutie pe termen lung; folosirea Excel are limitarile sale, deoarece introducerea manuala a datelor necesita timp si devine nesigura, deoarece erorile sunt aproape inevitabile. Si daca gestionati mai multe proiecte in acelasi timp, nici macar nu va ganditi ca Excel-ul ar fi o solutie!
Cea mai buna sansa de a monitoriza si gestiona volumul de munca al echipei pentru a livra totul la timp si in limita bugetului este sa utilizati o aplicatie de planificare a resurselor. Fiecare Manager de Proiect de succes stie ca o aplicatie competent este cheia pentru a gestiona toate resursele disponibile pe tot parcursul proiectului.
\